Automatización de procesos: cómo escalar resultados sin aumentar la operativa

La automatización de procesos se ha consolidado como uno de los grandes habilitadores del crecimiento sostenible en las organizaciones. En un contexto marcado por la presión operativa, la escasez de talento y la necesidad de escalar sin aumentar estructuras, automatizar ya no es una cuestión de eficiencia puntual, sino una decisión estratégica que impacta directamente en la competitividad del negocio.

Durante años, la automatización se ha asociado a tareas repetitivas y administrativas. Sin embargo, la irrupción de la inteligencia artificial ha ampliado radicalmente su alcance. Hoy,las empresas pueden automatizar no solo procesos estructurados, sino también flujos complejos y desestructurados, tradicionalmente dependientes del criterio humano. Esto supone un cambio profundo en la forma de operar, decidir y generar valor.

El verdadero impacto de la automatización no reside únicamente en el ahorro de tiempo, sino en la capacidad de liberar a los equipos de tareas de bajo valor para que puedan centrarse en actividades estratégicas, de análisis y toma de decisiones. Automatizar bien implica rediseñar procesos, cuestionar cómo se hacen las cosas y construir sistemas que multipliquen la capacidad de la organización sin necesidad de escalar la operativa.

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las compañías es la falta de claridad sobre qué automatizar y por dónde empezar. Muchas organizaciones conocen el potencial de la inteligencia artificial, pero no saben cómo aterrizarlo en procesos concretos que generen impacto real. Sin una visión clara de los cuellos de botella, los datos disponibles y los objetivos de negocio, la automatización corre el riesgo de quedarse en iniciativas aisladas sin retorno tangible.

En este escenario, cobra especial relevancia la distinción entre automatizar procesos existentes y diseñar sistemas que incrementen la capacidad del negocio. No se trata solo de hacer lo mismo más rápido, sino de repensar los flujos para lograr resultados que antes no eran viables: mayor volumen, mayor personalización y mayor impacto con los mismos recursos.

La adopción de la automatización también exige una nueva mentalidad organizacional. Las empresas deben entenderla como un eje transversal que conecta operaciones, ventas, marketing y servicio al cliente. Esto implica disponer de datos de calidad, procesos bien definidos y una cultura orientada a la mejora continua. Sin estos pilares, incluso las tecnologías más avanzadas pierden efectividad.

En este episodio de Digital Talks t2ó ONE , Esther Checa conversa con Jaime Cervera, cofundador de IA Corp, sobre cómo las empresas pueden abordar la automatización de procesos de forma práctica y realista. Con una amplia experiencia liderando proyectos de automatización en organizaciones de distintos sectores, Jaime aporta una visión clara sobre cómo escalar resultados sin aumentar la complejidad operativa y cómo integrar la inteligencia artificial para generar valor real.

¿Qué podrás escuchar en este podcast?

• Qué es realmente la automatización de procesos y por qué no es algo nuevo.
• Cómo la inteligencia artificial permite automatizar procesos desestructurados.
• Qué tareas suelen ser las primeras candidatas a automatizar.
• La diferencia entre automatizar procesos actuales e incrementar la capacidad del negocio.
• Casos reales de automatización con impacto tangible en tiempo y resultados.
• El papel de los agentes de inteligencia artificial frente a los flujos tradicionales.
• Cómo identificar si una empresa está preparada para iniciar un proceso de automatización.
• Recomendaciones prácticas para empezar a automatizar sin miedo y con foco estratégico.

Disponible también en Apple Podcast, YouTube e iVoox.

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[Transcripción del Podcast]

EC : Soy Esther Checa y hoy vamos a hablar con Jaime Cervera sobre el potencial que tiene la automatización dentro de las operaciones de negocio, pero también vamos a entender los retos que supone esta.

 

EC: Estás escuchando Digital Talks y t2ó ONE, un espacio que conecta la experiencia de personas brillantes con la transformación del marketing, la tecnología y la innovación. La teoría la convertimos en acción. Cada episodio es una masterclass que te ayuda a tomar decisiones. Encontrarás conocimiento práctico que marcará la diferencia entre seguir las tendencias y crearlas. Digital Talks t2ó ONE Transformando conocimiento digital en resultados tangibles.

 

 EC: Jaime Cervera es cofundador de IA Corp. Desde esta compañía ayuda a las marcas a aplicar la inteligencia artificial de forma práctica y segura. A lo largo de su carrera profesional ha liderado la automatización de procesos en organizaciones como Fundación 11 o Euronext Gent. También es cofundador de Tali, el primer representante de desarrollo de ventas impulsado por inteligencia artificial en español. Su enfoque une visión estratégica, eficiencia operativa y un compromiso real para hacer que la tecnología funcione para las personas. Muchísimas gracias Jaime por estar hoy con nosotros y sobre todo por abrir el año 2026. Gracias. Gracias a vosotros por tenerme. Vamos a empezar por una pregunta Facilita. Vale, pero creo que es una pregunta muy interesante porque damos por supuesto que todo el mundo sabe de lo que hablamos cuando hablamos de automatización. Y a mí me gustaría que nos explicases de forma sencilla qué es la automatización de procesos. Vale, es muy buena pregunta, porque yo creo que ahora mismo se habla muchísimo de esto de automatización. Sobre todo ahora que se habla tanto de la IA. No hay como muchísimo bombo. ¿Es como, por así decirlo, como un como, como que está de moda, no? ¿Pero en realidad esto de la automatización es algo que no es nada nuevo, no? O sea, esto de la automatización es algo que lleva existiendo siglos. Es un poco lo que nos ha permitido a los seres humanos como raza, como ir avanzando a lo largo de los años. ¿Pues directamente ejemplos como mismamente la imprenta no? Al final la imprenta.

 

JC : Antes tenías a 20 monjes en un monasterio escribiendo los libros y de repente llegó la imprenta y todo eso se automatizó. Y de repente esos 20 monjes que antes le estaban dedicando horas y horas y horas a todo este proceso de escribir los libros, pues ya no tenían que hacer ese proceso porque estaba completamente automatizado. O ejemplos como el molino, el molino para para moler harina o lo que fuera. Al final todo esto son son formas de automatización que llevan existiendo muchísimos siglos y que y que ahora mismo hay mucho bombo, pero en realidad es lo que nos ha permitido a nosotros, a los humanos, dejar de dedicarnos a tareas de menor valor, tareas más manuales y empezarnos a dedicar a tareas que aportaban más valor que una misma persona. En vez de tener un resultado o un output de su trabajo, X podía tener un output de su trabajo dos x con las mismas horas de trabajo. ¿Entonces, yo creo que es muy importante no coger como esa referencia y luego también pensar oye, si esto es algo que lleva existiendo tanto tiempo, por qué ahora se le da tanto bombo? ¿No, porque ahora se está hablando tanto de este tema de la automatización y yo creo que ahí es la clave, porque ahí es donde vemos que entra en juego lo que es la IA, no? Al final la IA, pues ha surgido los primeros modelos de GPT al público alrededor de 2022.

 

EC: ¿Y todo esto no? Y ahí es cuando hemos podido empezar a automatizar unos procesos, un tipo de procesos que antes no podíamos automatizar, que son los procesos desestructurados. Antes hablábamos de la raza humana, no de. De cómo a lo largo del tiempo hemos ido, hemos ido automatizando procesos. ¿Pero siempre había un límite ahí no? Que era, Que era el contacto humano y la forma que nosotros teníamos de comunicarnos. El lenguaje humano, la cosa más natural que hay, es como nosotros nos comunicamos y tiene y tiene un valor, que son datos desestructurados, que es una comunicación desestructurada que yo le puedo decir. Imagínate que yo estoy comiendo con mi familia y le puedo decir a mi hermano que me pase la sal y para ese mismo, para un mismo objetivo, yo se lo puedo decir de 15 formas diferentes. Puedo decir Oye Rodrigo, mañana. ¿Oye Rodrigo, pásame la sal o porfa me pasas la sal? ¿Oye, me pasas la sal? Puedo decírselo. 15 formas diferentes con un mismo objetivo Y antes las. Lo único que podía coger esa información desestructurada y pasar a datos estructurados eran los humanos. Solo podía venir un humano a coger esa información desestructurada que me daba mi jefe de oye, necesito que hagas esto. Y un humano era el que tenía que venir, cogerlo y convertirlo en ese output, en ese output estructural. ¿Y por qué es tan importante este tema del output estructurado? Es muy importante porque nosotros, los últimos 50 o 70 años de nuestras vidas y de la existencia, por así decirlo, llevamos desarrollando un mundo digital.

 

EC : Y ese mundo digital al final se basa  de ese mundo digital. Son unos y ceros, es código. ¿Y ese código, el lenguaje de ese código natural, de ese código, es un lenguaje súper estructurado, no? Si tú estás escribiendo una página web, estás redactando código para para un programa, para lo que sea. Tú en cuanto pongas una coma mal o pongas un punto mal, pongas un paréntesis donde no debe haberlo. Todo ese código se rompe, necesita un necesita un formato súper súper estructurado, entonces por eso es tan importante como esa capacidad que ahora nos permite la IA, que es pasar de esos inputs desestructurados A1A1 proceso mucho más estructurado. Y por eso ahora mismo está habiendo tanto auge, yo creo, no de automatización, porque la IA nos permite automatizar muchísimas más cosas que antes. Es que no eran capaces, no eran. No era viable porque solo lo podía hacer un humano. Muy buen punto. Oye, en base a la experiencia que tú tienes de todos estos años, a mí me gustaría que nos contases de forma súper práctica qué tareas del día a día suelen ser las primeras candidatas en ser automatizadas. Vale, muy buena pregunta. ¿Aquí, eh? ¿Aquí hay muchas, Aquí hay diferentes formas de enfocarlo, no? Porque ya lo hablaremos más adelante, pero también una parte muy importante ahora de todo el proceso de automatización.

 

EC: Todo el proceso de implementación de IA en las en las empresas es ese nivel. Esos niveles de adopción o ese nivel que una empresa no puede empezar y de repente automatizar por completo su operativa. Tienen que empezar, por así decirlo, pasito a pasito. Entonces, hay diferentes formas de enfocar esta pregunta. Yo creo que primero podemos enfocarlo de cuáles son esos procesos más fáciles de automatizar. ¿Vale que yo siempre miraría a lo que son las tareas administrativas, vale? Las tareas administrativas, que al final es coger un dato, transformarlo y llevarlo a otro sitio. Vale, esas son las tareas que en principio serían las más fáciles de automatizar. Pues por ejemplo, me llegan mails con facturas y yo tengo que extraer los datos de la factura. Vale, entonces al final es eso. Me llega una información estructurada de una manera, yo tengo que transformarla, que en este caso es extraer esos datos, hacer cualquier cálculo si hace falta y luego ponerla en otro sitio. Vale, entonces es un proceso de tres pasos muy simple. Y ahora mismo eso yo creo que es lo más fácil de automatizar. Pero luego también otra forma de mirarlo es no. ¿Qué es lo más fácil de automatizar nuestras tareas administrativas, sino qué es lo que más impacto va a tener? Vale. ¿Entonces nosotros este proceso de automatización siempre lo llevamos a A cómo sacan valor las empresas, no? Ese es el enfoque principal que por lo menos nosotros le damos en no buscar hacer cosas chulas y que la IA.

 

EC : La IA puede hacer un montón de cosas. No puedo hacer una foto de mi perro surfeando, pero nosotros queremos coger ese valor de la IA y poderlo llevar de verdad a las organizaciones y aportarle valor a las organizaciones. Para esto es muy importante no solo ver qué es lo fácil de automatizar, que se siempre debe ser el primer paso, sino que es qué es lo que más impacto va a tener. Entonces ahí nosotros a la hora de trabajar con con empresas siempre hacemos como un proceso inicial, que es como una identificación de cuellos de botella, viendo qué es lo que más limita a la empresa de cara a ver qué podemos automatizar. Y si nosotros le automatizamos y le construimos un sistema que vaya a mitigar el principal cuello de botella, a esa empresa le vamos a estar aportando muchísimo más valor que si simplemente automatizamos la gestión del inbox del email, por ejemplo. Al final estos son como diferentes formas de ver el enfoque que tú le puedes dar Automatización a la automatización. Otra forma también de enfocar esto es verlo desde que estás automatizando, que es, que es el sistema, qué sistema estás construyendo, por así decirlo. Entonces aquí también tenemos dos formas de verlo. Tenemos una forma de verlo, de automatizar procesos actuales que quieras que no, cuando se piensa en automatización.

 

EC : ¿Yo creo que esto es lo primero que se piensa en plan oye, yo hago manualmente este proceso y ahora voy a construir un sistema que haga el mismo proceso que hacía yo, pero que lo haga de forma automática, no? Entonces, esa forma de construir sistemas que automatizan los procesos actuales, pero luego también volviendo a la parte antes de ver cómo aportamos aún más impactó, lo que podemos hacer es construir sistemas que incrementan la capacidad previa. Vale. Imagínate, nosotros tenemos un humano que está. ¿Me parece un poco raro, no? Ahora como. Como, Como hablar de humanos y hablar de. De Ias. No. Es como algo que hace años no habíamos pensado. No. Pero imagínate, nosotros tenemos una persona que está haciendo X tarea y que tarda 10:10 horas a la semana en hacer esa tarea. ¿Nosotros podemos construir un sistema que simplemente haga esa misma tarea y la haga en diez horas, vale? O sea, y le y le ahorre esas diez horas Vale, igual seguramente la haga mucho más rápido, pero le ahorre esas diez horas al a la persona. O podemos construir un sistema que no solo haga esa tarea y la haga en diez horas, sino que haga esa tarea con un volumen por 200. Me imagino, y la haga en yo que sé. Pues eso, diez minutos. Entonces no solo estamos automatizando el proceso actual, sino que estamos incrementando la capacidad global que se puede conseguir con este sistema. No sé si me he explicado. ¿Entendido?

 

JC : Entendido. Jaime Sí, sí. De hecho, yo creo que hay una parte también muy interesante en esa parte de incrementar la capacidad que muchas veces en los procesos de automatización no se trata de replicar el proceso que se está haciendo ahora de forma manual para hacerlo más rápido, sino de reimaginar o de repensar cómo un proceso que hasta ahora se está haciendo de determinada forma puede tener otro enfoque y que la automatización te puede ayudar perfectamente a re-imaginar procesos mucho más eficientes que si solamente te quedas en automatizar un proceso actual manual 100%.

 

EC : De hecho, el proceso, el propio proceso de desarrollo o de creación de estos sistemas. Empieza. Los pasos iniciales son muy ligados a esto. Al final nosotros sabemos que queremos automatizar X. Sabemos que queremos construir un sistema alrededor de X y lo primero que vas a hacer es mapear exactamente como lo haces actualmente. Vale para que nosotros a la hora de construirlo podamos tener ese contexto de cómo se está haciendo ahora mismo. Pero el segundo paso no es ya empezar a diseñar la automatización, sino el segundo paso es diseñar esa automatización ideal que muchas veces no es igual a el proceso actual si no tenemos el proceso actual. Pero nosotros, nuestro objetivo no es automatizar el proceso actual, sino construir un sistema automatizado que sea muchísimo más capaz que el proceso actual que nosotros ahora mismo tenemos.

 

JC: ¿Yo creo que es parte de esa de la parte de la inteligencia, no? Que te pueda acompañar conectado con la tecnología. La tecnología te va a habilitar y el reto es cómo muchas veces repensar lo que estamos haciendo. ¿Hasta ahora no? Y yo creo que eso es un valor súper relevante de cara a la incorporación de la tecnología en los procesos y en los puestos de trabajo. Hay una cuestión que también me interesa a mí bastante, porque como compañía y como expertos que sois vosotros en los procesos de automatización, es muy probable se acerque o no se aproximen. Pues precisamente para ese concepto de ahorro, la parte económica, el entender cómo un proceso que se hace manual, pasarlo a automatizado como es el proceso de ahorro, tratar de medir ese supuesto ahorro que se tiene. Entonces, a mí me gustaría que nos contases qué tipo de tareas consideras que se pueden comer esos márgenes y en los que probablemente es la primera opción de aproximación a la tecnología que hacen muchas compañías.

 

EC : Sí, y esto y esto también es algo con lo que nosotros nos peleamos bastante, que es el hacerle ver a las empresas que nos llegan a nosotros, a nuestros clientes, hacerles ver el valor de la automatización. Cómo conviertes un sistema que es muy bonito y que tú se lo cuentas y dicen guau! Esto se puede hacer en un ROI exacto, en un retorno de la inversión exacta en números exactos. Nosotros siempre tenemos que jugar mucho con esto. ¿Normalmente las principales métricas que nos centramos por un lado es en horas ahorradas, no? ¿Entonces nosotros siempre miramos mucho cuántas horas estamos ahorrando? Y esto sobre todo para las automatizaciones, como decíamos antes, que automatizan procesos actuales. Pero para las automatizaciones que incrementan la capacidad, no solo nos podemos centrar en horas ahorradas, porque al final estamos, no solo estamos ahorrando horas, sino que estamos incrementando capacidad. Entonces ahí también lo que nos intentamos centrar es en cuánto valor directamente monetario nosotros le estamos generando con esta automatización al cliente. Muchas veces es un poco difícil conseguir un número exacto, porque un poco complicado predecir que es verdad que a medida que vas haciendo muchas automatizaciones y vas haciendo muchos proyectos, te vuelves un poco mejor en saber estimar este tipo de cosas. ¿Y también depende mucho de la información que el cliente, como el volumen de clientes que tienen un montón de cosas no? Pero no es nada fácil. Y luego, en cuanto a lo que comentabas antes, no específicamente de que esas empresas pierden margen, no pierden margen y al final un poco esta parte de automatización también muchas veces es buscar incrementar ese margen. Esto es, esto es una. Esta es una pregunta un poco delicada, porque al final lo que reduce el margen no son las tareas en sí, que esta tarea sea muy repetitiva, sino lo que reduce el margen es tu gasto en personal, no tú.

 

EC : A esa persona le estás pagando X. ¿Entonces tú lo que siempre quieres buscar es que esa persona sea lo más productiva posible y el output o el resultado que te aporta esa persona sea lo máximo posible, no? ¿Entonces, si tu resultado de esta persona que tú le pagas X al año es dos, tú lo que quieres hacer es que en vez de que sea dos, sea cinco, no? Entonces yo creo que siempre ese es el enfoque que debemos tener. Debemos buscar automatizar los procesos en sí manuales, pero no para que reemplazar esa persona y que esa persona ya no tenga trabajo en la empresa, sino para que esa persona se tenga se deje de ocupar de las tareas más repetitivas, las tareas de menor valor y pueda redirigir su foco dentro de la empresa a cosas que van a aportar muchísimo más valor a cosas, pues roles más de tomadores de decisiones, roles más de resolver problemas, todo ese tipo de cosas que ahora mismo la IA es súper difícil que te lo haga o cualquier automatización de cualquier proceso, es súper difícil que te lo haga. Y de tal manera que en una empresa con la misma plantilla podemos me invento, podemos duplicar el resultado que está teniendo esa empresa sin tener que escalar la operativa y contratar a más gente. Eso es lo que nosotros buscamos. Ese es el objetivo que nosotros tenemos con los clientes. No sé si no sé si queda claro.

 

JC: Sí, sí, sí. Jaime, para ser más claros, ponnos algún ejemplo. Un ejemplo donde una automatización haya supuesto un ahorro tangible para un equipo.

EC: Vale, pues por ejemplo, te cuento un proyecto que justo estamos como estamos trabajando estas semanas, que es una. Es una empresa de De captación de talento. Hay un montón de empresas de este tipo en España que al final llegan empresas que quieren X con X capacidades específicas, con X certificaciones y todo ese tipo de cosas. ¿Y su objetivo básicamente es encontrar a gente con ese perfil para ofrecérselos a la empresa que se los ha solicitado y que lo contraten, no? ¿Al final, pues esta empresa tiene un proceso súper manual, no? Que es que nosotros recibimos unas solicitudes de esas solicitudes. Tenemos que extraer una serie de variables que son por las que nosotros vamos a tener que buscar una persona y luego esa persona, pues normalmente lo que hacen es. Estoy contando ahora su proceso manual. Reciben esos esas solicitudes, extraen estas variables y lo que hacen es irse a LinkedIn y sea portales de trabajo y ahí pues ya buscar manualmente de estas personas o hablan con ellas. Agendan las las entrevistas para ver si están cualificadas y de verdad cumplen con todos los requisitos que nosotros tenemos. Y al final su objetivo final es que tienen un listado de pues cinco o diez personas que cumplen con las características que estábamos buscando. Igual para esta persona. Ese proceso entero son un mes, dos meses de todo ese proceso.

 

EC: Entonces nosotros ahora con esta empresa estamos trabajando prácticamente para automatizar todo este proceso. Entonces, el ejemplo que estamos construyendo con esta empresa es nosotros recibimos esas solicitudes nosotros directamente, esas solicitudes. Lo primero que tenemos que hacer es extraer esas variables de búsqueda. Esas variables nosotros ya las extraemos con un agente de IA que hemos que hemos entrenado para saber, para que sepa exactamente lo que tiene que extraer, exactamente las variables que nosotros buscamos. ¿Y a partir de ahí tenemos esa parte parametrizada, que es justo lo que hablábamos al principio, no? ¿De construir esa, de convertir esos datos desestructurados, porque al final a nosotros esas solicitudes nos llegan de forma desestructurada en unas variables súper estructuradas de oye, pues tiene que tener X años de experiencia, tiene que tener tal, tiene que tener cuál? Eso nos lo hace la IA. Y luego eso es lo que nos permite a nosotros es hacer búsquedas automatizadas en la base de datos de LinkedIn, que en LinkedIn hay millones de personas. Esas búsquedas automatizadas y a partir de ahí nosotros sacamos una lista inicial de no sé cuántos candidatos que pasa. Muchas veces toda la información que necesitas no está dentro del perfil de LinkedIn de la persona. Entonces, muchas veces eso es como una base de datos inicial de posibles candidatos, pero que muchas veces muchos de ellos no cumplen.

 

EC: Entonces ahí metemos un segundo agente de IA en el que les empieza a escribir, les escribe por LinkedIn y empieza a tener una conversación de forma muy natural, de forma muy orgánica. ¿Pues diciéndole oye, tal, tenemos este mmm, esta propuesta, tenemos esta este posible trabajo, estarías interesado? Y ya si nos dice que sí, simplemente le hago unas preguntas de cualificación de oye, pues necesitamos que tengas estas certificaciones, necesitamos que tengas tal y al final el agente de IA lleva a la persona, cada persona de forma individual, hasta el punto en el que nosotros sabemos si está interesado, si está cualificado y si quiere seguir el proceso. Entonces ese proceso que antes ellos hacían de forma manual, nosotros se lo conseguimos automatizar y les ahorramos muchísimo tiempo y no solo les ahorramos muchísimo tiempo, sino que igual si ellos antes tenían un invento, dos personas haciendo este proceso cada vez o tres personas haciendo este proceso, cada vez que les llegaba una solicitud, pues podían tener, pues yo que sé, diez de estas conversaciones al día. Nosotros ahora con este sistema podemos tener prácticamente conversaciones ilimitadas, podemos tener 200 conversaciones, 300 conversaciones simultáneamente. ¿Entonces, también nos permite ir a volúmenes de candidatos muchísimo más grandes, no?

 

JC: ¿Muy interesante también en vuestra experiencia, cuando veis señales que os indican, o sobre todo, qué señales indican que una empresa está lista para empezar a meterse en procesos de automatización?

EC: ¿Yo creo que aquí tenemos que hablar un poco un paso atrás, porque al final es una cosa, es estar lista para empezar a automatizar y otra cosa es ver un poco el punto real en el que está la empresa, no? Nosotros nos gusta mucho dividir como como este proceso de adopción de IA y automatización de procesos que hablábamos al principio en cuatro fases muy claras. Esto es algo que hemos creado nosotros de la nada. Después de estar trabajando con muchas empresas, después de ver un poco en qué punto está cada una de ellas, nos hemos dado cuenta de que al final hay como cuatro fases. Hay cuatro fases, que son esos cuatro niveles de adopción en los que ahora mismo están las empresas. ¿Entonces, hay un nivel inicial en el que la empresa ha escuchado qué es la IA, porque ahora mismo quién no ha escuchado, no ha escuchado que es la IA, no es la empresa, ha escuchado qué es esto de la IA? Se habla mucho, qué tal, Pero no entiende muy bien lo que es. No sabe muy bien lo que es. Entonces es como el punto de adopción inicial. Luego hay un segundo punto de adopción, que es que la empresa sabe lo que es la IA. Lo conoce, lo ha investigado, lo ha estudiado, pero no sabe muy bien dónde aplicarlo. Y de hecho, en este segundo punto es donde están. Yo diría ahora mismo el 95% de las empresas en España, en las empresas en España han escuchado mucho que es la IA, pero muchas están en ese punto de muy bonito todo lo que me dicen de la IA.

 

EC: ¿Pero cómo consigo este valor real? ¿Dónde lo aplico? En qué procesos están en ese punto de como desconocimiento de donde aplicarlo una vez las empresas han pasado a ese nivel de oye, ya sé que es la IA, pero no saben aplicarla, llegan al tercer nivel que es. Oye, sé que es la IA, sé dónde aplicarla, sé los procesos exactos y dónde de verdad me va a aportar valor, pero no sé cómo hacerlo o no tengo las capacidades, no tengo gente formada, no tengo ese conocimiento de aplicarlo y de verdad bajarlo a tierra e implementarlo en los procesos. Y luego ya estamos en el 4.º nivel en donde se quedaría. Sé dónde aplicarla, sé cómo aplicarla y en sí, por así decirlo, ya la ya la tendría aplicada. Entonces yo creo que esos son como cuatro estados o cuatro cuatro pasos muy obvios que tú a mí me pasa directamente. Nosotros cuando entramos estamos hablando con un potencial cliente no sólo de descubrimiento o lo que sea. Tú empiezas a hablar con ese cliente y literalmente al minuto de estar hablando con esa persona es muy obvio. ¿Sabes perfectamente en cuál de estos tres de estos cuatro puntos está, no? Y entonces también aquí hay que tener en cuenta es que la necesidad para para cada empresa cambia mucho dependiendo del punto en el que esté.

 

EC: Si está en el punto más inicial, su necesidad es conocer. Yo quiero conocer que es la IA. Si está en el segundo punto, tiene una necesidad de claridad. Yo necesito, yo ya conozco, pero necesito que me traigan esa claridad y está en el tercer punto, ya conoce, ya tiene esa claridad, pero necesita esa capacidad de desarrollo. ¿Y luego más directo a la pregunta que me hacías de cuáles son los pasos exactos para empezar a automatizar? O el o el punto en el que tiene que estar en una empresa para empezar a automatizar es primero estar por lo menos en el nivel tres de adopción. En ese nivel de saber lo que es la IA y saber dónde aplicarla. Pero lo más importante es que sepan exactamente lo que deben automatizar, los procesos exactos que deben automatizar y luego también deben saber si esos procesos están preparados para ser automatizados. ¿A qué me refiero con esto? Me refiero a que tú tienes que tener un mínimo cubierto para poder automatizar ese proceso. Tú tienes que tener una serie de datos disponibles. Si tú no tienes datos, al final no puedo hacer nada. Yo si llego a una empresa y me dicen creo que automatices esto, pero yo no tengo acceso a ningún dato, yo no puedo. Yo ahí no puedo hacer nada. El segundo paso, que también es muy importante, es que se pueda la posibilidad de conexión, vale.

 

EC: Al final, el nivel básico de lo que es la automatización es conectarte con unos softwares, extraer datos de unos softwares y llevarlos a otros. Si yo no puedo conectarme a esos softwares, ya sea porque no tienen conexiones libres o porque el software en sí lo tiene vetado o lo que sea, yo ahí ese proceso no lo voy a poder automatizar. Sí que es verdad que siempre se pueden hacer un poco como coger el camino más largo y si no me puedo conectar por esto, pues igual puedo ir por esta otra vía y puedo rediseñar un poco la automatización. Pero normalmente es muy importante que esa posibilidad de conexión exista. Y luego también tener el flujo del proceso definido. ¿Vale? Tener un plan, saber exactamente qué es lo que estoy haciendo ahora. Hay muchísimas empresas. Nosotros nos encontramos muchísimos clientes que llegamos y nos dicen oye, quiero automatizar esto. ¿Les preguntamos vale, y cómo lo estáis haciendo? Y ellos mismos es que no saben ni cómo lo están haciendo. Cada persona lo de una manera diferente. Tiene su propio proceso personal. No tienen nada documentado. Entonces eso también es un punto inicial importante para poder empezar a automatizar. ¿Y luego también, lógicamente, lo que hablamos antes, no? De tener ese objetivo que queremos lograr. Vale, pues este es el sistema final que nosotros nos imaginamos, que es el sistema que de verdad pensamos que nos aportaría valor.

JC: Jaime, muy interesante. ¿Cómo funcionaría esto en la práctica? ¿Como vosotros trabajáis esto en la práctica, tenéis algún tipo de metodología que desarrolla o que aplicáis de forma estándar a clientes para llegar a estos procesos?

 

EC: Sí, al final nosotros lo que buscamos es ser capaz, que suena muy bonita, pero que es real. ¿Nosotros lo que buscamos es ser partner de operaciones y partner de automatización, no? ¿Qué significa esto de ser partner? Ser partner significa que nosotros nos vamos a juntar a una empresa y que nosotros les vamos a acompañar por todo el proceso, desde 1.0 hasta ese objetivo final de tener la empresa automatizada. Entonces vamos a ir cubriendo las diferentes necesidades que a ellos les van surgiendo a lo largo del camino para poder llegar a este objetivo final. ¿Vale, y cómo se vería un poco esto en sí, en en servicios reales o en la metodología exacta que nosotros tenemos? Nosotros empezamos, empezamos teniendo una reunión con el cliente y empezamos viendo el punto en el que están y dependiendo del punto en el que están, pues vamos a ofrecerle una cosa u otra. Vamos a poner la situación ficticia de que una empresa está en el punto cero, por así decirlo. Está en un punto en el que ha escuchado que es la IA, pero no tiene mucha idea de lo que es, en donde nosotros empezaríamos ahí con procesos de formación. A esas empresas, a esa, a esa empresa, la cogeríamos y le haríamos una formación ya sea estandarizada o diseñada específicamente para esa empresa. Vale para llevarles a ese punto inicial que es que ya saben lo que es la IA.

 

EC: Vale, entonces después de esa formación llega el punto en el que saben lo que es la IA pero no saben dónde aplicarla. Entonces ahí llega un juego un poco más interesante que yo creo que también, o personalmente a mí este es el proceso que más me gusta dentro de todo lo que hacemos, que es el proceso en sí de consultoría auditoría. Vale que es un proceso en el que nosotros cogemos a esa empresa y hacemos un sprint. Suelen ser entre dos o tres semanas en el que nos metemos en profundidad en la empresa, nos metemos en profundidad, tenemos reuniones con muchas personas de diferentes sectores dentro de la empresa con el objetivo un poco de primero mapear todos los procesos actuales, ayudarles a saber qué es lo que están haciendo ahora. Y la verdad es que los entregables que les dan aquí son muy chulos porque son como estos mapas así de procesos, todos estos, todos estos mapas de flujo, los procesos actuales que tienen la empresa para que sepan exactamente qué es lo que están haciendo ahora y luego a partir de ahí, una vez tenemos como esa imagen inicial, lo que hacemos es diseñar las soluciones que creemos que van a tener más impacto. Hacemos como un ejercicio de una matriz de esfuerzo impacto para extraer los principales cuellos de botella que hemos identificado y a partir de ahí, ya nosotros directamente les diseñamos las soluciones.

 

EC: Si la solución ya diseñada de lo que creemos que va a tener más impacto, de cómo lo veríamos, de cómo, cómo sería el flujo automatizado, cómo sería el sistema entero. Entonces nosotros con ese segundo servicio, lo que lo conseguimos es que vayan desde ese punto de desconocido, de desconocimiento, de no sé dónde aplicarlo, a tener un listado súper claro de oye, pues yo lo tengo que aplicar en este proyecto, en este proceso, en este proceso, en este proceso y el proceso uno me va a dar este retorno de la inversión y va a tener este impacto. El proceso dos me va a dar este retorno de inversión y va a tener este impacto y no lo tienen de forma súper clara y tienen muchísima más claridad sobre lo que pueden hacer y dónde pueden aplicarlo. ¿Y luego ya sería el grueso de nuestro servicio, no? Que es una vez ya saben que es la IA, saben dónde aplicarla y cuál es el proceso de desarrollo. Así que ya nos metemos y empezamos a desarrollar estas automatizaciones y básicamente todo eso que hemos visto en la consultoría lo traemos a la realidad y lo ponemos en producción para que de verdad puedan aprovecharse de ese beneficio

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EC: Muy bien, Jaime. Oye, nos has contado antes un ejemplo de caso de uso de cómo entrar en un proceso de optimización, en un proceso de búsqueda de candidatos. Y también he visto que tenéis un sistema que envía vídeos personalizados por WhatsApp para realizar procesos de conversión. Podría ser o se podría considerar como un ejemplo poco habitual de automatización, pero me gustaría que nos contases cómo surge esta idea y, sobre todo, qué resultados habéis tenido para para que se entienda el valor de propuestas que a priori pueden parecer poco convencionales.

 

JC: Sí, esto es un sistema bastante interesante y bastante llamativo que a nosotros nos surgió un poco después de estar trabajando con otras empresas. Si nos acordamos antes, decíamos que nuestro nuestro foco va muy ligado a cuál es el principal cuello de botella de de una empresa e intentar construir un sistema alrededor de ese principal cuello de botella. ¿No? Nosotros, después de trabajar con muchas empresas, nos dimos cuenta de que, a muy altos rasgos, el principal cuello de botella dentro de la empresa estaba en una de dos, en uno de dos lugares o en la captación de clientes o en la operativa. Entonces era yo necesito más clientes o tengo suficientes clientes y lo que necesito es mejorar mi operativa, porque si ahora mismo me entra un nuevo cliente, yo no puedo ofrecerles mi servicio. Y de hecho están como estas dos áreas principales, pero tampoco está balanceado. No es 50 por 50, suele ser 70 o 75% de las empresas. Su principal cuello de botella es la captación de clientes. Necesitan más clientes y el otro 25% es la operativa. Vale, entonces nosotros viendo esto, que el 75% de las empresas más o menos estoy diciendo sí a altos rasgos, pero 75% de las empresas más o menos que nos venían, lo que necesitaban eran sistemas de captación de clientes automatizados. Nosotros lo que vimos fue lo que hicimos fue oye, vamos a diseñar los sistemas que automaticen esto de tal forma que cuando nos viene un cliente más o menos tenemos algo que ya sabemos que va a funcionar y poco a poco, a medida que nos van entrando clientes, vamos a ir optimizándolo y vamos a ver y ver cómo podemos ir implementando nuevas tecnologías para aumentar la tasa de conversión lo máximo posible.

 

EC: Vale, entonces un poco. Así es como se nos ocurrió la idea. Entonces esto en realidad, cuando nació, cuando hicimos la primera versión de este sistema, era un sistema muchísimo más sencillo. Pero luego, a medida que van surgiendo nuevas tecnologías, nuevos modelos de IA, nuevas capacidades, fuimos incorporándolas para ver cómo afectaban a ese objetivo final de todo el sistema de captación, que es conseguir más clientes. Entonces, al final llegamos a este sistema que es muy llamativo porque da como muchos, muchas tecnologías. Si quieres lo cuento rápido. Así como funciona el sistema para dar contexto a los oyentes, este sistema básicamente es un sistema en el que nosotros recibimos una base de datos con potenciales clientes y a partir de esa base de datos hacemos un proceso inicial que es que scrapeamos o extraemos información de su perfil de LinkedIn, del perfil de LinkedIn, de la empresa y de la web de la empresa. Nosotros extraemos toda esa información y luego, a partir de ahí utilizamos todo ese contexto para pasárselo a una IA y que redacte como un mensaje inicial un mensaje inicial súper personalizado para esa persona. Por ejemplo, tenemos a Jose Luis que vive en Alicante y yo que sé. Imagínate que ha subido un post sobre su perro que se llama Paquita. Nosotros podríamos incluso hacer un mensaje personalizado para Jose Luis diciendo Hola Jose Luis tal, me encantó tu post sobre Paquita y yo que sé.

 

EC: Y luego le pones ahí como un CTA o algo así. Y esos esos mensajes van a ser van a tener una una tasa de respuesta muchísimo más elevada que un mensaje automatizado estándar de Hola nombre. ¿Estás interesado en X? ¿No? Entonces nosotros. Ese era como el sistema inicial. ¿Y luego dijimos Cómo podemos seguir como personalizándolo más y seguir aumentando esta tasa de conversión? Y al final lo que hicimos fue coger modelos de generación de vídeo con IA para no solo generar el mensaje, sino generar un vídeo personalizado para para todos los prospectos de. En este caso era mi cara en formato selfie diciendo como el mensaje específico para esta persona diciendo Hola Jose Luis, he visto tu post sobre tal. Y entonces nosotros al final lo que le enviábamos al al potencial cliente era este vídeo de en el que salgo yo hablando sobre el post de su perro y que tengo esta cosa que igual le podría ayudar. Y entonces ahí nos dimos cuenta de que prácticamente estábamos duplicando la tasa de respuesta que nosotros conseguíamos. Entonces al final esto también mola mucho porque es un un sistema como muy de sus. ¿Un proceso como muy de creatividad, muy de ver todas las herramientas que tienes a tu disposición y ver cómo las puedes ir incorporando y juntando para conseguir el sistema que más cerca te va, te va que más cerca te va a dejar de tu objetivo, no?

 

JC: Muy bien, muy interesante Jaime. Bueno, estamos hablando todo el rato de automatización y a mí me gustaría que nos contases también cómo los agentes de inteligencia artificial dentro de este contexto de automatización tienen un rol importante. ¿Qué papel juegan?

 

EC: Vale, sí que es verdad. Es verdad que últimamente se está hablando muchísimo de agentes y cada vez más nosotros, que llevamos mucho tiempo en este mundillo de la automatización. Al principio la automatización, automatización, pero ahora mismo, últimamente, en los últimos yo diría cuatro o cinco meses, la palabra que no paras de escuchar. Esa gente de Ia gente de IA por todos lados. Vale. Y en realidad el sistema no es tan diferente. Vale, sí que es verdad que es la principal diferencia. Es un poco la arquitectura que hay detrás de ello. Vale. Los flujos. Vamos. Vamos a diferenciar entre no automatización y agente, porque la gente también es una automatización, sino vamos a diferenciar entre flujos y agentes. ¿Vale? Al final los flujos son este proceso secuencial de paso uno, Paso dos, Paso tres Que alguno de esos pasos puede ser una IA Vale. No tiene por qué. Alguno de esos pasos puede ser una IA y un filtro de IA donde coge esta información y extrae estos datos. ¿Vale? Al final los flujos son pasos muy secuenciales que pasan uno detrás de otro y nosotros siempre obtenemos el mismo resultado. Esto es muy bueno porque nos permite tener un resultado muy consistente. Vale que siempre sabemos que vamos a obtener este resultado y también nos permite, por así decirlo, ejecutar estos flujos en el backend o en por la parte de atrás de un negocio.

 

EC: ¿Vale? Y que puedan pasar de forma automatizada sin que, por ejemplo, sin que yo tenga que activarlo cada vez que tal, sino que detecta cuando me llega, por ejemplo, cuando me llega un mail y cada vez que me llega un mail se ejecuta o detecta cuando pasa x que yo no tengo que activarlo, por así decirlo, entonces sé que este flujo siempre está ocurriendo. Vale, entonces esto sería una versión. Luego tenemos la versión de los agentes. Vale, la versión de los agentes al final es: Tú tienes un cerebro pensante. Vale, no es un flujo definido de paso a paso, B, paso C, sino tú tienes un cerebro pensante que es la inteligencia artificial, modelo de IA, y luego ese modelo de IA va a ir decidiendo qué es lo que hace. Vale, si toma esta acción, si toma esta otra acción, si primero tiene que ejecutar esta tarea y luego, una vez se ha ejecutado esa tarea, coger el resultado y hacer otra cosa. Vale, entonces esto nos da muchísimo, muchísimo poder, porque ya no solo podemos automatizar tareas estandarizadas que siguen una serie de pasos, sino que podemos empezar a automatizar procesos mucho más desestructurados que no siempre requieren los mismos pasos.

 

EC: ¿Qué pasa con esto? Normalmente los agentes sí que requieren normalmente porque ahora vamos a comentar algo, pero normalmente los agentes sí que requieren un input humano. ¿Vale? Pues a mí me llega un cliente y ese cliente me escribe. Y ahí es cuando entra en juego mi agente de atención al cliente. Vale, entonces requiere su input humano y normalmente no va a pasar, por así decirlo, por el backend o por detrás, y va a funcionar solo. Vale. Esa es la gran diferencia. Cada uno tiene su lugar. O sea, no es que uno sea mejor que otro que otro, sino que para unas cosas va a ser mejor utilizar procesos automatizados y para otras cosas va a ser mejor utilizar agentes de ella. Pero el potencial real un poco llega cuando nosotros aprendemos a cómo combinamos ambos, cómo cogemos un agente y que ese agente pueda activar flujos automatizados. Al final los agentes son son dos partes principales. La mayoría de agentes son el cerebro y luego las herramientas que tiene el cerebro es una IA y luego tiene acceso a diferentes herramientas. Entonces nosotros lo que podemos hacer es que una de esas herramientas sean flujos automatizados que nosotros hemos construido. Vale. Entonces ahí ya estamos combinando. Esa gente con esos flujos nos da muchísima más capacidad, porque igual antes un flujo era, o sea, antes una herramienta de la gente era pues enviar un mail, pero ahora podemos hacer que una herramienta de la gente sea activar un flujo entero de análisis de la competencia que genera un informe.

 

EC: ¿Se lo envía a la chica de de análisis de tendencias, yo que sé, puede ser algo muchísimo más complejo que no solo una herramienta específica que es enviar un mail o hacer esta búsqueda en Internet, no? Y luego también la otra versión de esto, por así decirlo, es que no sea el agente que activa los flujos, sino que sean los flujos que activan agentes. Yo puedo tener un flujo y que luego un paso intermedio de ese flujo no sea directamente como el paso tres, sino que el paso tres sea un agente que pueda iterar y que pueda seguir recibiendo inputs y que no es me va a dar el output directamente, sino que va a poder iterar, va a poder utilizar otras herramientas, incluso otros flujos, como herramientas para poder editar esta información y luego ya va a continuar ese flujo. No sé si sé que esto es un poquito complejo, pero no sé si no sé si se ha entendido.

 

JC: Se ha entendido perfectamente, tiene su punto de complejidad desde un punto de vista que hay que entender la lógica del funcionamiento de esta tecnología también, claro, pero creo que la has explicado muy bien. Jaime. ¿Oye, para cerrar, para aquellas personas, aquellos decisores dentro de las diferentes áreas de negocio dentro de una compañía, que recomendarías para empezar a automatizar sin miedo?

 

EC: Buena pregunta. ¿Yo creo que siempre hay mucho miedo, no? Siempre hay mucho miedo y mucho al final traído por este desconocimiento y es muy importante saber cuáles son esos pasos que tengo que tomar. Yo creo que lo primero de todo y más importante, es informarse, saber exactamente en qué consiste todo esto y lo bueno de esto, de esta tecnología y del momento en el que estamos ahora, es que no necesitas gran. Si quieres. No necesitas una formación, no necesitas tal. Está todo en Internet. O sea, si tienes un poquito de curiosidad y te pones a aprender y te pones a buscar, lo tienes absolutamente todo en internet. Incluso puedes buscar. Puedes utilizar las propias herramientas de IA para informarte para que te ayuden utilizar Perplex y utilizar Chatgpt para que te expliquen y y cumplir ese paso inicial de informarse, de informarte. Vale, de saber qué es esto de la IA, qué capacidad tiene, qué es posible, que no es posible. Vale. Entonces ese sería el primer paso y luego el segundo paso, también muy importante, es identificar esos puntos de automatización. Yo, haciendo referencia a lo que veíamos antes, creo que lo más sencillo es empezar por esas automatizaciones más sencillitas. Vale, igual el matiz era un proceso administrativo de coger X dato, transformarlo y llevarlo a otro sitio. Vale que sean automatizaciones muy sencillitas, empezar por eso y una vez eso ya lo tenemos más o menos controlado, elegir un sistema un poquito más grande y poco a poco ir construyendo e ir avanzando. Vale, de cara a la propia automatización, muy importante saber uno la situación actual de ese proceso.

 

EC: Y dos, el objetivo final a dónde lo queremos llevar. ¿Vale, entonces es muy importante plantearse eso, no? ¿Vale, Cuál es el proceso que tengo ahora? ¿Cómo funciona ahora y cómo sería ese proceso ideal? ¿Cómo me lo imagino en el futuro que me gustaría? ¿Que cuál es el objetivo que me gustaría completar? Vale. Entonces, una vez tienes esa claridad, ya llega la parte en sí de de ponerlo en práctica, que yo siempre recomiendo que cuando no sabes algo, cuando no tal que lo primero que hagas sea preguntarle. ¿Oye, cómo harías esto? ¿Cómo lo enfocaría? Y muchas veces te va a decir cosas que seguramente ni entiendas. Oye, pues utilizaría esta librería de Python para no sé qué. Pues tú le dices oye, tranquilo. Descríbemelo. Más simple. Descríbemelo más fácil para que yo lo pueda entender. Y ahí también tú puedes adquirir ese conocimiento básico y de verdad poder entenderlo. Y luego, si quieres implementar ya un sistema un poco más complejo. Pues yo sí recomendaría consultar con un profesional. Alguien que se dedique a esto. A mí mismamente si me queréis escribir por LinkedIn para que os ayude con lo que sea, yo siempre estoy dispuesto a ayudar a quien sea. O la otra opción es contratar a alguien dentro del equipo, que yo creo que esto va a ser un rol que cada vez se va a ver más dentro de las empresas, no un rol que es específico para la adopción de IA, para la automatización de procesos. Yo creo que ese sería un poco el paso a paso.

 

EC: Pues muy bien Jaime, muy práctico este cierre de no arranques con miedo. Ten en cuenta aspectos fundamentales que a día de hoy cualquier persona, cualquier líder dentro de un equipo puede controlar. Y nada, darte las gracias por escucharte. Cómo de forma práctica una compañía como la vuestra estáis en proyectos prácticos realistas que tienen resultados que aportan valor. Y bueno, sobre todo me ha gustado mucho el mensaje de que los procesos de automatización de alguna forma no se trata exclusivamente de traducir lo que se hace de forma manual a forma automatizada, sino que en ese proceso, en ese viaje, sí que es muy valioso entrar en un proceso de repensar cómo se están haciendo las cosas y en qué momento la tecnología podría ayudar a mejorar esa dinámica de trabajo. Así que nada, Jaime, un lujazo escucharte y muchísimas gracias por tu tiempo.

 

JC: Muchísimas gracias a ti, Esther.

EC: ¿Has escuchado? Digital Talks t2ó ONE. Gracias por acompañarnos. Puedes seguirnos en nuestras redes sociales. Nos escuchamos en el próximo episodio para seguir conectando personas brillantes con el futuro del marketing. Y recuerda, el conocimiento sin acción es solo información. Toma los aprendizajes de hoy y ponlos en práctica.