Cualquier tipo de evento ya tiene repercusión en los medios sociales, pero cuando hablamos de acciones corporativas no todo puede ser espontaneidad. Para maximizar el alcance de nuestros eventos es importante llevar a cabo una cuidadosa planificación: os desvelamos las claves.
Las redes sociales se han convertido en una herramienta de comunicación y marketing de empresas muy importante para el 72% los organizadores de eventos, según la plataforma mundial de software para la inscripción a eventos y venta de entradas, Amiando, por su versatilidad y por sus muchas opciones. Pero el uso de la tecnología no implica el éxito de las jornadas, será la utilización que hagamos de ellas lo que determinará nuestros resultados.
¿Qué debe hacer una marca si quiere aprovechar sus perfiles sociales para dar mayor visibilidad a sus acciones?
Una buena planificación de la estrategia del evento, – antes, durante y después- , requiere identificar unos objetivos, definir nuestro target y determinar qué herramientas usaremos. A la hora de seleccionar un canal de difusión debemos tener en cuenta allí donde estén nuestros posibles invitados debemos estar nosotros.
Antes del evento
Uno de los problemas más frecuentes se plantea al hablar de tiempos de envío de invitaciones, con una semana suele ser suficiente sin embargo dependerá del perfil al que nos dirijamos. Un adecuado manejo del calendario inclinará la balanza a nuestro favor haciendo que los asistentes mantengan su interés y no olviden la cita con nuestra marca.
Otra herramienta para evitar que las expectativas decaigan son los recordatorios. En los días previos al evento podemos enviar emails o publicar nuevos contenidos en los perfiles sociales de la empresa explicando en qué consistirá el evento, los temas que se tratarán, los ponentes, las actividades previstas, incluso los cambios de última hora. De esta forma fomentaremos no sólo su curiosidad sino su participación, y es que los eventos se inauguran en las redes sociales y terminan en las redes sociales.
Dependiendo de los objetivos de nuestro evento y de sus características propias, no es lo mismo un evento corporativo privado que uno público, gestionaremos los permisos adecuados para que llegue únicamente a las personas invitadas, no debemos cometer el error que en Holanda acabó con disturbios. Si el evento es público crearemos un hashtag: único, breve, fácil de recordar y de escribir, como por ejemplo #LaChambreSM, utilizado en el Ciclo de Redes Sociales de la Cámara Franco-española de Comercio, y alrededor del cual se agruparon todos los comentarios del evento.
Una buena elección de hashtag, comunicarlo al público tanto online como offline e insertar los tuits que lo contengan en otras plataformas mediante gadgets, facilitará tanto los asistentes presenciales como los virtuales el seguimiento del evento. Y significará que nosotros podremos escuchar activamente y monitorizar todo el material que se genere. También tenemos que acordar si vamos a transmitir el evento a través de Internet por streaming o no.
Durante el evento
Una maratón depende del entrenamiento que haya llevado a cabo el atleta, por eso si hemos hecho adecuadamente los pasos anteriores lo siguiente será llevar a cabo una escucha activa y monitorizar lo que se diga en las redes durante el evento, dado que la penetración de los dispositivos móviles ha hecho que gran parte de las menciones y publicaciones de un evento se realicen durante el mismo.
Seguiremos anunciando tanto el hashtag como las redes sociales a través de las cuáles los asistentes podrán seguir el evento, compartiendo en tiempo real con nuestro público imágenes, opiniones, lanzando preguntas, pero ante todo sin saturar el timeline de nuestros seguidores.
Las publicaciones deben realizarse de forma escalonada a lo largo de la jornada, pero sin perder la oportunidad de viralizar el contenido. Un minuto en Twitter es la diferencia entre mejorar tu engagement o pasar desapercibido.
Cuatro ojos ven más que dos, y en caso de que el evento sea multitudinario es mejor que el equipo de Social Media de la empresa se reparta las tareas y las plataformas para mejorar la experiencia del usuario, de forma que mientras un Community Manager puede tuitear una foto con una frase de un ponente, el otro pueda responder a preguntas en Facebook o Google+, publicando nuevos contenidos o subiendo vídeos a YouTube para aquellos que siguen la ceremonia desde otros puntos de la geografía.
Después del evento
Una vez concluido el evento el equipo de Social Media Managers de la empresa, debe hacer balance en cuanto a métricas se refiere. Como en toda campaña de marketing, saber si hemos cumplido nuestros objetivos, y analizar las causas de un éxito o de un fracaso es clave para mejorar.
Por ello es preciso que analicemos el comportamiento de los asistentes: cuántos de los inscritos finalmente participaron, cuál ha sido el engagement, cuántos seguidores o “Me gusta” nuevos hemos conseguido durante el evento, qué temas son los que más han interesado, qué preguntas se han generado, qué contenidos han compartido más veces, cuál ha sido el sentimiento general acerca del mismo y si hemos aprovechado esta oportunidad de hacer networking.
Una vez hecho el análisis debemos continuar monitorizando durante dos o tres semanas, con herramientas como Swotty o Radian 6, dado que en cualquier momento un asistente puede hablar de nosotros y debemos tenerlo en cuenta en nuestro análisis final.
Como colofón debemos elaborar un resumen del evento, y vincularlo a nuestras plataformas sociales, por ejemplo en un post de nuestro blog corporativo, con imágenes y vídeos. Los no asistentes probablemente encontrarán muy interesante este artículo y en nuestro blog quedará constancia del evento llevado a cabo, con los nombres de los ponentes y los temas que se trataron.
